החשבונית שלקחה 3 שעות
סיפור אימה עסקי (עם סוף טוב)

היא התקשרה אליי ב-11 בלילה.

"נחמה, אני הולכת להשתגע. שלוש שעות על חשבונית אחת. שלוש. שעות."

רחל (שם בדוי, הסיפור אמיתי) מנהלת עסק קטן של ייעוץ תזונתי. יש לה כ-40 לקוחות קבועים, והיא עובדת מהבית. עסק מצוין, לקוחות מרוצים, הכל טוב. חוץ מהחשבוניות.

הסיוט התחיל ככה

רחל סיפרה לי על הערב הזה:

"הייתי צריכה לשלוח חשבונית ללקוחה. פשוט, נכון? אז קודם נכנסתי לאקסל למצוא את הפרטים שלה. אבל הקובץ היה על המחשב השני. אז העברתי אותו לדרייב. אבל משהו נתקע. חיכיתי 10 דקות."

"אחר כך נכנסתי לתוכנה של החשבוניות. שכחתי את הסיסמה. איפוס. עוד 5 דקות. הלקוחה לא הייתה במערכת, אז הוספתי אותה. אבל שכחתי את הכתובת שלה, אז חזרתי לאקסל..."

"ואז המערכת נתקעה. סגרתי, פתחתי. המידע לא נשמר. התחלתי מחדש."

"בסוף שלחתי את החשבונית. חשבתי שזהו, עכשיו אני הולכת לישון. ואז ראיתי שרשמתי את הסכום הלא נכון. התחלתי לבכות."

בואו נעשה חשבון

רחל מוציאה כ-40 חשבוניות בחודש. אם כל חשבונית לוקחת, בממוצע, חצי שעה (כולל טעויות, שכחות סיסמאות, וחיפושי מידע):

• 40 חשבוניות כפול 30 דקות = 20 שעות בחודש
• זה שבוע עבודה מלא על חשבוניות!
• 240 שעות בשנה. 6 שבועות עבודה

ואם החישוב של רחל היה 150 שקל לשעה (השכר שלה כיועצת)?

36,000 שקל בשנה. על חשבוניות.

מה עשינו

ישבנו ביחד וזיהינו את הבעיות:

1. המידע מפוזר - לקוחות באקסל, חשבוניות במערכת אחרת, סיכומים בנייד
2. תהליך ידני לחלוטין - כל חשבונית דורשת 15 לחיצות
3. אין תבניות - כל פעם מתחילים מאפס
4. אין תזכורות - שוכחים לשלוח, שוכחים לעקוב

התוצאות

אחרי חודש עם המערכת החדשה:

• זמן לחשבונית: 3 דקות (במקום 30)
• טעויות: 0 (המערכת לא טועה בחשבון)
• חשבוניות ששולחו באיחור: 0 (נשלחות אוטומטית)
• לקוחות שלא שילמו בזמן: ירידה של 60% (התזכורות עובדות!)

והכי חשוב?

"לראשונה מאז שפתחתי את העסק, אני לא חושבת על חשבוניות בכלל. הן פשוט יוצאות. זה כמו קסם."

המסקנה

הסיפור של רחל הוא לא יוצא דופן. הוא נפוץ להחריד. בעלי עסקים קטנים ובינוניים מבזבזים שעות על דברים שמכונה יכולה לעשות ב-3 שניות.

ולא בגלל שהם לא חכמים. בגלל שאף אחד לא סיפר להם שיש דרך אחרת.

אז הנה אני מספרת לכם: יש דרך אחרת. והיא יותר פשוטה ממה שחשבתם.